Política de tratamiento de datos personales

1. Normatividad Legal y Ámbito de Aplicación

Esta política ha sido elaborada en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias. Se aplica a la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales tratados por GIRO HSE S.A.S.

2. Definiciones

Se adoptan las definiciones establecidas en la legislación vigente:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos.
• Aviso de privacidad: Documento que informa al titular sobre el tratamiento de sus datos.
• Datos personales: Información vinculada o asociable a una persona natural.
• Datos sensibles: Información que afecta la intimidad del titular o puede generar discriminación.
• Responsable del Tratamiento: Quien decide sobre el tratamiento de los datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

GIRO HSE S.A.S. tratará los datos personales con los siguientes propósitos:

1. Ejecutar relaciones contractuales con clientes, proveedores y trabajadores.
2. Proveer productos y servicios solicitados.
3. Informar sobre productos, servicios o cambios en los mismos.
4. Realizar encuestas de calidad del servicio.
5. Enviar información comercial, publicitaria o promocional mediante medios físicos o digitales.
6. Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral.
7. Apoyar auditorías internas o externas.
8. Registrar información de empleados y proveedores en bases de datos internas.

Los datos serán tratados exclusivamente para las finalidades mencionadas y no se divulgarán a terceros salvo autorización expresa, obligación legal o necesidad operativa.

El tratamiento de datos personales se regirá por los siguientes principios:

• Finalidad: Los datos serán recolectados y tratados para fines legítimos informados al titular.
• Libertad: El tratamiento requiere consentimiento previo del titular, salvo disposiciones legales.
• Transparencia: El titular puede solicitar información sobre sus datos en cualquier momento.
• Seguridad: Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: El acceso a los datos estará restringido a personal autorizado y no se divulgarán sin autorización.

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

1. Acceder a los datos tratados por GIRO HSE S.A.S.
2. Actualizar, rectificar o suprimir sus datos.
3. Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de sus datos.
4. Ser informados sobre el uso de sus datos.
5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por incumplimientos normativos.

El ejercicio de estos derechos estará sujeto a la acreditación de identidad del titular o su representante.

Como responsable del tratamiento de datos, GIRO HSE S.A.S. se compromete a:

1. Solicitar y conservar copia de las autorizaciones otorgadas por los titulares.
2. Informar claramente a los titulares sobre la finalidad del tratamiento.
3. Garantizar el derecho de los titulares a conocer, actualizar y rectificar sus datos.
4. Adoptar medidas de seguridad para evitar acceso no autorizado a los datos.
5. Responder oportunamente a las solicitudes y consultas de los titulares.

El tratamiento de datos sensibles estará sujeto a las siguientes reglas:

• El titular podrá negar su autorización sin que ello limite el acceso a servicios ofrecidos.
• Se requerirá consentimiento previo, expreso e informado para su tratamiento.

1. Propósito de las fotos y/o vídeos

Las imágenes, fotografías, audios y/o videos capturados podrán ser utilizados con fines corporativos, publicitarios, comerciales, pedagógicos y de promoción de los servicios que ofrece GIRO HSE S.A.S. en medios físicos, digitales y electrónicos.

2. Destinatarios

El material podrá ser difundido en:

• Redes sociales oficiales de GIRO HSE S.A.S. (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, YouTube, WhatsApp).
• Página web corporativa.
• Material impreso o digital (volantes, cartillas, presentaciones, etc.).
• Eventos y capacitaciones externas.

3. Tiempo de uso

La autorización se otorga por un período de 10 años contados a partir de la firma del consentimiento según documento GE-MC-07 CONSENTIMIENTO INFORMADO Y AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE IMAGEN Y DATOS PERSONALES

4. Tiempo de conservación

El material podrá ser almacenado en los archivos físicos y digitales de la empresa por un término de 20 años aun después de la terminación de la relación laboral, exclusivamente para fines corporativos autorizados.

5. Derechos del titular

El trabajador podrá, en cualquier momento, revocar su consentimiento y solicitar el retiro de sus imágenes de los medios digitales de la empresa, conforme al procedimiento interno establecido por GIRO HSE S.A.S. y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

Procedimiento para revocar autorización

1. El trabajador envía una solicitud escrita al correo: secretaria@girohse.com.
2. El responsable del tratamiento de datos personales revisa y responde en máximo 8 días hábiles.
3. La empresa retira la imagen en un plazo no mayor a 30 días hábiles de los medios digitales y suspende cualquier reproducción futura.
4. El retiro en impresos se hará en nuevas ediciones (cuando aplique).

1. Vigencia de la Política

Esta política entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras GIRO HSE S.A.S. realice tratamiento de datos personales.

2. Modificaciones

Cualquier cambio sustancial en la política será informado oportunamente a los titulares.

3. Contacto para Consultas o Reclamos

Las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales pueden dirigirse a:

• Correo Electrónico: secretaria@girohse.com
• Teléfono: +57 318 5157815